Pertemuan 12: Audit Sumber Daya Manusia

PERTEMUAN 12

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Audit SDM

• Merupakan suatu proses sistematik dan formal yang didesain untuk :

      – mengukur biaya dan manfaat keseluruhan program manajemen SDM

      – membandingkan efisiensi dan efektivitas keseluruhan program manajemen SDM dengan kinerja organisasi di masa lalu, kinerja organisasi lain yang dapat dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan organisasi.

Tujuan Audit SDM

• Membantu memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan‐tujuan organisasi

dan penciptaan nilai departemen SDM.

• Mendapatkan umpan balik, baik dari karyawan maupun manajer yang berkaitan dengan tugas‐tugas dan pengelolaan SDM

• Membantu Manajer SDM dalam membuat keputusan

Manfaat Audit SDM

• Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM – rekrutmen dan seleksi, kompensasi, pelatihan, penilaian kinerja dan lain-lain.

• Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan.

• Melakukan benchmarking kegiatan SDM untuk mendorong perbaikan terus menerus;

• Mengidentifikasi berbagai masalah strategik dan administratif implementasi fungsi SDM.

• Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM;

• Mengevaluasi ketaatan terhadap berbagai peraturan perundangundangan, kebijakan dan regulasi pemerintah.

• Meningkatkan keterlibatan fungsi lini dalam implementasi fungsi SDM.

• Mengukur dan menganalisis biaya dan manfaat setiap program dan kegiatan SDM.

• Memperbaiki kualitas staf SDM.

• Memfokuskan staf SDM pada berbagai isu penting.

• Mendorong keseragaman kebijakan‐kebijakan dan praktik‐praktik personalia.

Lingkup Audit SDM :

1. Audit Strategi Korporasi

      • Menilai keterkaitan dan konsistensi kebijakan dan prosedur SDM dengan tujuan dan strategi perusahaan.

      • Mempelajari rencana bisnis jangka panjang, dan melakukan peninjauan lingkungan secara sistematis guna mengungkap tren‐tren yang berubah.

2. Audit Fungsi SDM

• Merupakan penilaian atas berbagai fungsi yang dijalankan departemen SDM.

• Terdiri atas:

A.    Audit Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

·         Informasi Analisis Jabatan

·         Rencana SDM

·         Administrasi Kompensasi

B.     Audit Penyediaan dan Pengembangan SDM

·         Rekrutmen

·         Seleksi

·         Pelatihan dan Orientasi

·         Pengembangan Karir

C. Audit Kontrol dan Evaluasi Organisasi

·         Penilaian Kinerja

·         Hubungan Karyawan‐Manajemen

·         Pengendalian SDM

·         Audit MSDM pada Manajer Lini

3. Audit Kepuasan Karyawan

• Kinerja departemen SDM dinilai efektif jika mampu mencapai tujuan perusahaan dan sekaligus juga memenuhi kebutuhan para karyawan.

• Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka cenderung akan timbul turnover,

kemangkiran, dan aktivitas serikat pekerja.

• Moral dan kepuasan karyawan adalah prekondisi atau prasyarat bagi peningkatan produktivitas, keresponsifan, kualitas, dan pelayanan pelanggan.

• Kepuasan karyawan dapat diukur dengan survey kepuasan (satisfactory survey) yang dilakukan secara periodik.

Elemen Kepuasan Karyawan

• Partisipasi dan keterlibatan dalam pengambilan keputusan

• Pengakuan (recognition) terhadap kinerja

• Akses terhadap informasi secara memadai untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik

• Dorongan aktif untuk menjadi kreatif dan menggunakan inisiatif

• Dukungan untuk inovasi dan perbaikan kerja

• Tingkat dukungan dari fungsi staf

• Kondisi dan iklim pekerjaan

• Pekerjaan itu sendiri

• Kontak pekerjaan dengan rekan kerja

• Supervisi

• Kepemimpinan puncak

• Penggajian dan benefits

• Keamanan kerja

• Kesempatan karir dan promosi

• Pemberian balikan dan komunikasi

• Perencanaan organisasional

• Kepuasan menyeluruh dengan perusahaan

Langkah‐langkah Survey Kepuasan :

a.      Perencanaan survei.

b.      Perencanaan kuesioner.

c.       Pengadministrasian kuesioner.

d.      Penganalisisan data.

e.       Pengambilan tindakan korektif.

               

4. Audit Ketaatan Manajerial

      • Ketaatan Internal

                  – Menilai dan mengukur berbagai kegiatan MSDM para manajer lini. Apakah sesuai dengan berbagai kebijakan, prosedur, dan aturan yang berlaku.

      • Ketaatan Eksternal

  – Mengantisipasi berbagai regulasi dan informasi yang akan diterapkan oleh pemerintah

  – Menetapkan program dan prosedur untuk menjamin pemenuhan regulasi pemerintah

Pelaksanaan Audit

• Pelaksana : Internal atau Eksternal organisasi

• Langkah‐langkah:

a.       Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat yang diperoleh

b.      Memilih personel dengan ketrampilan yang luas dan memberikan pelatihan

c.       Mengumpulkan data dari berbagai unit, jenjang, dan tahun yang berbeda dalam organisasi

d.      Menyiapkan laporan audit untuk manager lini dan evaluasi departemen SDM

e.       Mendiskusikan laporan dengan manager operasi

f.       Menyatukan tindakan korektif

Instrumen Audit SDM

      • Wawancara

      • Kuesioner

      • Analisis Historis

      • Informasi Eksternal

      • Eksperimen SDM

Pertemuan 11 : Human Resource Information System

PERTEMUAN 11 :

Human Resource Information System

Sistem Informasi SDM (SI SDM)

• Prosedur sistematis untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik

dan memperoleh kembali berbagai data/informasi yg dibutuhkan organisasi tentang SDM dan aktivitas‐aktivitas personalia yang bertujuan untuk memudahkan pengambilan keputusan.

SI SDM

• Sering disebut dengan istilah :

      – HRIS (Human Resource Information System)

      – HRMIS (Human Resource Management Information System)

      – HRMS (Human Resource Management System)

• Program aplikasi komputer yang mengorganisir pengelolaan dan pelaksanaan manajemen SDM

sebuah organisasi, untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

HRIS :

Program aplikasi komputer yang mengorganisir pengelolaan dan pelaksanaan manajemen SDM sebuah organisasi, untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

Karakteristik Informasi :

1.      Timely (tepat waktu)

2.      Accurate (akurat)

3.      Concise (ringkas)

4.      Relevant (relevan)

5.      Complete (lengkap)

Fungsi HRIS :

Ø  Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)_SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

Ø  Pendidikan dan Pelatihan : Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

Ø  Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

Ø  Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

INPUT HRIS :

Ø  Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non keuangan.

Ø  Sub Sistem Penelitian Sumber DayaManusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), dll

Ø  Sub Sistem Intelijen Sumber DayaManusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.

OUTPUT HRIS :

Ø  Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

Ø  Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

Ø  Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan

Ø  Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

Ø  Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

Ø  Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi informasi ini berhubungan dengankeluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya

TAHAPAN PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SI-SDM

1. Analisis pendahuluan dan sistem (studi kelayakan)

      Analisis situasi/permasalahan, menentukan kendala lingkungan, menentukan sasaran, menentukan persyaratan operasional, studi kelayakan dan buat laporan

2. Desain sistem pendahuluan

      Skenario rinci, merumuskan sistem alternatif, menilai sistem alternatif, memberi rekomendasi, menentukan persyaratan, meramalkan efek factor

3. Rekayasa sistem

      Memberikan rincian komponen rekayasa, kajian pendahuluan efektivitas biaya, memilih alternatif desain terbaik, merekomendasikan alternatif desain tersebut, memberikan spesifikasi desain pada pembuat program

4. Pengujian dan implementasi sistem

      Menguji subsistem, menguji keseluruhan sistem, menjalankan SI-SDM tersebut

5. Evaluasi dan pemantauan

      Mengukur kinerja sistem, mengevaluasi kinerja sistem, memodifikasi sistem jika

Pertemuan 10 : Globalisasi SDM

Pertemuan 10 :

Globalisasi SDM

The HR Challenges of International Business :

-          Penyebaran :

Menempatkan ketrampilan yg tepat sesuai kebutuhan (dengan mengabaikan letak geografisnya

-          Diseminasi pengetahuan & inovasi

Penyebaran ke seluruh organisasi (dengan mengabaikan asalnya)

-          Identifikasi& pengembangan bakat secara global

Mengenali siapa yg memiliki kinerja terbaik dan mengembangkan kemampuannya

Perbedaan :

·         Budaya

·         Sistem Ekonomi

·         Hukum dan Hubungan Industrial

·         Teknologi

Penyusunan Staf :

·         Ekspatriat : seseorang yg bukan warga negara dari negara tempat mereka bekerja.

·         Lokal : warga negara dr negara tempat perusahaan multinasional itu memiliki kantor pusatnya

·         Negara ketiga : warga negara dari sebuah Negara selain dari negara asal atau negara setempat

·         Subkontrak : Penugasan karyawan lokal ke luar negeri untukmelakukan pekerjaan2 yg sebelumnya dilakukan oleh karyawan domestik negaranya.

Alasan Penggunaan Subkontrak :

·         Memiliki pengawasan dan struktur manajemen yg lebih efektif untuk mengelola para pekerja.

·         Penyeleksian dan pelatihan yg dibutuhkan utk karyawan yang diterima.

·         Memastikan bahwa kebijakan kompensasi dan situasi kerja adalah memuaskan.

Nilai & Kebijakan Penyusunan Staf Internasional  :

·         Etnosentris : Pemikiran bahwa sikap, gaya manajemen, kriteria evaluasi, dan manajer dari negara asal lebih superior

·         Polisentris : Keyakinan bahwa hanya para manajer Negara setempatlah yg benar2 dapat memahami budaya dan perilaku pasar negara setempat

·         Geosentris : Keyakinan bahwa seluruh staf manajemen haruslah berbasis global

Penugasan Internasional GAGAL, karena :

·         Kepribadian

·         Intensitas /Keinginan Pribadi

·         Tekanan keluarga

·         Ketidakmampuan pasangan utk menyesuaikan

·         Ketidakmampuan untuk mengatasi dengan tanggung jawab yang lebih besar di luar negeri.

·         Kurangnya ketrampilan budaya

Penugasan internasional SUKSES, karena :

·         Mentiapkan gambaran realistis ttg apa yg diharapkan

·         Penyaringan yg lebih selekstif

·         Peningkatan orientasi

·         Pelatihan budaya & bahasa

·         Meningkatkan keuntungan

Produktivitas

·         Produktivitas merupakan nisbah atau rasio antara hasil kegiatan (output, keluaran) dan segala pengorbanan (biaya) untuk mewujudkan hasil tersebut (input, masukan).

·         Input bisa mencakup biaya produksi (production cost) dan biaya peralatan (equipment cost).·         Output bisa terdiri dari penjualan (sales), earnings (pendapatan), market share, dan kerusakan (defects)

Produktivitas tenaga kerja 

·         Adalah salah satu ukuran perusahaan dalam mencapai tujuannya.

·         Peningkatan produktivitas kerja hanya mungkin dilakukan oleh manusia (Siagian, 2002).

·         Tenaga kerja merupakan faktor penting dalam mengukur produktivitas.

·         Hal ini disebabkan oleh dua hal, antara lain; pertama, karena besarnya biaya yang dikorbankan untuk tenaga kerja sebagai bagian dari biaya yang terbesar untuk pengadaan produk atau jasa; kedua, karena masukan pada faktor-faktor lain seperti modal (Kussriyanto, 1993).

Faktor Penting Penugasan Internasional :

• Pengetahuan & motivasi

– Kemampuan manajerial & organisasi, kreativitas, tanggung jawab, keyakinan diri, ketekunan, dll

• Ketrampilan berhubungan

– Rasa hormat, sopan santun, empati, dll

• Kemampuan beradaptasi

– Fleksibilitas, kestabilan emosi, mandiri, peka politik, kemampuan menghadapi tekanan, dll

• Keterbukaan budaya luar

– Minat dlm budaya asing, pengetahuan bahasa, pengalaman ke LN, dll

• Situasi keluarga

– Kemampuan beradaptasi dr keluarga, kesediaan pasangan utk tinggal di LN, pernikahan yg stabil