Pertemuan 12: Audit Sumber Daya Manusia

PERTEMUAN 12

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Audit SDM

• Merupakan suatu proses sistematik dan formal yang didesain untuk :

      – mengukur biaya dan manfaat keseluruhan program manajemen SDM

      – membandingkan efisiensi dan efektivitas keseluruhan program manajemen SDM dengan kinerja organisasi di masa lalu, kinerja organisasi lain yang dapat dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan organisasi.

Tujuan Audit SDM

• Membantu memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan‐tujuan organisasi

dan penciptaan nilai departemen SDM.

• Mendapatkan umpan balik, baik dari karyawan maupun manajer yang berkaitan dengan tugas‐tugas dan pengelolaan SDM

• Membantu Manajer SDM dalam membuat keputusan

Manfaat Audit SDM

• Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM – rekrutmen dan seleksi, kompensasi, pelatihan, penilaian kinerja dan lain-lain.

• Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan.

• Melakukan benchmarking kegiatan SDM untuk mendorong perbaikan terus menerus;

• Mengidentifikasi berbagai masalah strategik dan administratif implementasi fungsi SDM.

• Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM;

• Mengevaluasi ketaatan terhadap berbagai peraturan perundangundangan, kebijakan dan regulasi pemerintah.

• Meningkatkan keterlibatan fungsi lini dalam implementasi fungsi SDM.

• Mengukur dan menganalisis biaya dan manfaat setiap program dan kegiatan SDM.

• Memperbaiki kualitas staf SDM.

• Memfokuskan staf SDM pada berbagai isu penting.

• Mendorong keseragaman kebijakan‐kebijakan dan praktik‐praktik personalia.

Lingkup Audit SDM :

1. Audit Strategi Korporasi

      • Menilai keterkaitan dan konsistensi kebijakan dan prosedur SDM dengan tujuan dan strategi perusahaan.

      • Mempelajari rencana bisnis jangka panjang, dan melakukan peninjauan lingkungan secara sistematis guna mengungkap tren‐tren yang berubah.

2. Audit Fungsi SDM

• Merupakan penilaian atas berbagai fungsi yang dijalankan departemen SDM.

• Terdiri atas:

A.    Audit Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

·         Informasi Analisis Jabatan

·         Rencana SDM

·         Administrasi Kompensasi

B.     Audit Penyediaan dan Pengembangan SDM

·         Rekrutmen

·         Seleksi

·         Pelatihan dan Orientasi

·         Pengembangan Karir

C. Audit Kontrol dan Evaluasi Organisasi

·         Penilaian Kinerja

·         Hubungan Karyawan‐Manajemen

·         Pengendalian SDM

·         Audit MSDM pada Manajer Lini

3. Audit Kepuasan Karyawan

• Kinerja departemen SDM dinilai efektif jika mampu mencapai tujuan perusahaan dan sekaligus juga memenuhi kebutuhan para karyawan.

• Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka cenderung akan timbul turnover,

kemangkiran, dan aktivitas serikat pekerja.

• Moral dan kepuasan karyawan adalah prekondisi atau prasyarat bagi peningkatan produktivitas, keresponsifan, kualitas, dan pelayanan pelanggan.

• Kepuasan karyawan dapat diukur dengan survey kepuasan (satisfactory survey) yang dilakukan secara periodik.

Elemen Kepuasan Karyawan

• Partisipasi dan keterlibatan dalam pengambilan keputusan

• Pengakuan (recognition) terhadap kinerja

• Akses terhadap informasi secara memadai untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik

• Dorongan aktif untuk menjadi kreatif dan menggunakan inisiatif

• Dukungan untuk inovasi dan perbaikan kerja

• Tingkat dukungan dari fungsi staf

• Kondisi dan iklim pekerjaan

• Pekerjaan itu sendiri

• Kontak pekerjaan dengan rekan kerja

• Supervisi

• Kepemimpinan puncak

• Penggajian dan benefits

• Keamanan kerja

• Kesempatan karir dan promosi

• Pemberian balikan dan komunikasi

• Perencanaan organisasional

• Kepuasan menyeluruh dengan perusahaan

Langkah‐langkah Survey Kepuasan :

a.      Perencanaan survei.

b.      Perencanaan kuesioner.

c.       Pengadministrasian kuesioner.

d.      Penganalisisan data.

e.       Pengambilan tindakan korektif.

               

4. Audit Ketaatan Manajerial

      • Ketaatan Internal

                  – Menilai dan mengukur berbagai kegiatan MSDM para manajer lini. Apakah sesuai dengan berbagai kebijakan, prosedur, dan aturan yang berlaku.

      • Ketaatan Eksternal

  – Mengantisipasi berbagai regulasi dan informasi yang akan diterapkan oleh pemerintah

  – Menetapkan program dan prosedur untuk menjamin pemenuhan regulasi pemerintah

Pelaksanaan Audit

• Pelaksana : Internal atau Eksternal organisasi

• Langkah‐langkah:

a.       Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat yang diperoleh

b.      Memilih personel dengan ketrampilan yang luas dan memberikan pelatihan

c.       Mengumpulkan data dari berbagai unit, jenjang, dan tahun yang berbeda dalam organisasi

d.      Menyiapkan laporan audit untuk manager lini dan evaluasi departemen SDM

e.       Mendiskusikan laporan dengan manager operasi

f.       Menyatukan tindakan korektif

Instrumen Audit SDM

      • Wawancara

      • Kuesioner

      • Analisis Historis

      • Informasi Eksternal

      • Eksperimen SDM