Pertemuan 11 : Human Resource Information System

PERTEMUAN 11 :

Human Resource Information System

Sistem Informasi SDM (SI SDM)

• Prosedur sistematis untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik

dan memperoleh kembali berbagai data/informasi yg dibutuhkan organisasi tentang SDM dan aktivitas‐aktivitas personalia yang bertujuan untuk memudahkan pengambilan keputusan.

SI SDM

• Sering disebut dengan istilah :

      – HRIS (Human Resource Information System)

      – HRMIS (Human Resource Management Information System)

      – HRMS (Human Resource Management System)

• Program aplikasi komputer yang mengorganisir pengelolaan dan pelaksanaan manajemen SDM

sebuah organisasi, untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

HRIS :

Program aplikasi komputer yang mengorganisir pengelolaan dan pelaksanaan manajemen SDM sebuah organisasi, untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

Karakteristik Informasi :

1.      Timely (tepat waktu)

2.      Accurate (akurat)

3.      Concise (ringkas)

4.      Relevant (relevan)

5.      Complete (lengkap)

Fungsi HRIS :

Ø  Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)_SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

Ø  Pendidikan dan Pelatihan : Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

Ø  Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

Ø  Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

INPUT HRIS :

Ø  Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non keuangan.

Ø  Sub Sistem Penelitian Sumber DayaManusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), dll

Ø  Sub Sistem Intelijen Sumber DayaManusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.

OUTPUT HRIS :

Ø  Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

Ø  Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

Ø  Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan

Ø  Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

Ø  Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

Ø  Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi informasi ini berhubungan dengankeluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya

TAHAPAN PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SI-SDM

1. Analisis pendahuluan dan sistem (studi kelayakan)

      Analisis situasi/permasalahan, menentukan kendala lingkungan, menentukan sasaran, menentukan persyaratan operasional, studi kelayakan dan buat laporan

2. Desain sistem pendahuluan

      Skenario rinci, merumuskan sistem alternatif, menilai sistem alternatif, memberi rekomendasi, menentukan persyaratan, meramalkan efek factor

3. Rekayasa sistem

      Memberikan rincian komponen rekayasa, kajian pendahuluan efektivitas biaya, memilih alternatif desain terbaik, merekomendasikan alternatif desain tersebut, memberikan spesifikasi desain pada pembuat program

4. Pengujian dan implementasi sistem

      Menguji subsistem, menguji keseluruhan sistem, menjalankan SI-SDM tersebut

5. Evaluasi dan pemantauan

      Mengukur kinerja sistem, mengevaluasi kinerja sistem, memodifikasi sistem jika